ある営業担当の苦労/内向きな仕事は減らしたい

中村です。
10月の正式リリースにむけ開発を進めている Conductor CRM について、それがどのように役立つのか、製品コンセプトを具体的なケースとしてご紹介したいと思います。

とにかく忙しい営業担当

営業の仕事は多岐にわたります。電話やメール対応、顧客訪問、提案書、見積書、請求書、日報、会議。さまざまな作業が偶発的に発生するため、タスク管理は困難を極めます。どんなに緻密に組み上げられたスケジュールも、一件の問い合わせや緊急対応で木阿弥です。

達成すべき予算(評価)こそ他のどんな職種より明確ですが、「会社の顔」でもあるため、予算達成すればそれで良い、という訳にもいきません。

こうして、営業担当は慢性的な時間不足に陥り、そのギャップは残業でカバーすることになります。次第に気力体力を消耗し、パフォーマンスが低下、その結果さらに時間的に厳しくなり…こうした悪循環に陥りがちです。

案外と多い内向き業務

営業担当にとり最も大切な仕事(コア業務)はもちろん、お客様とのコミュニケーションです。しかし、実際には、それ以外の社内に向けた仕事(非コア業務)にも少なくない時間がかけられています。例えば会議、資料作成、資料作成のための調査や検討、契約管理、経費精算、社内申請、報告や相談、日報など。

こうした内向きなタスクに費やされる時間は、労働時間のおよし20%~25%ほど、つまり週あたり8時間~10時間、ざっくり「週に1日」程度です。もちろん、これは私の感覚的な数字に過ぎませんが、数人の現役営業担当者にも話を聞いてみたところ、皆、同じようなの認識でした。

こうした非コア業務をいかに削減できるかが、営業担当のパフォーマンスを向上させる上で重要なポイントになります。

着目すべきは「情報」に費やす時間

しかし、非コア業務すべてを無くしてしまうことはできません。それらは組織が回るために必要だからです。例えば経費精算、会議などがこれにあたります。

その一方、明らかに無駄であり削減できるタスクもあります。それは 情報を探したり、集約したり、入力したりしている時間 です。やはり感覚値になりますが、こうした作業に非コア業務の 50% 程度の時間が費やされています。

  • お客様を訪問する前に直近の提案内容を知りたいのだが、担当が誰なのかわからない
  • 電話で問い合わせのあった案件について、どのようなやりとりが成されているか知らない
  • 次の提案は、あのお客様向け提案をアレンジして使える筈だが、資料がみつからない
  • お客様と確かに契約した覚えがあるのだけど、契約書綴りに見当たらない、おかしい
  • 今週やりとりした客様の情報をエクセルに入力しておかなければ…もう数十件溜まっている

もし、営業担当のこうしたタスクをこれをゼロにすることができれば、単純計算でも月に2日が浮くことになります。さらに「情報を探す、まとめる、入力する」手間が他タスクを寸断することを防げるため、実際には、数字以上の効果が期待できるでしょう。

入力/更新作業ゼロの Conductor CRM

そこで Conductor CRM では、最新のAI技術を活用することで顧客情報を「探す、まとめる、入力する」がの必要が全くないシステムを実現します。

顧客とのコミュニケーション(メール)を AI が解析。どのお客様とのどのようなやりとりかを自動判定し、データベースに登録します。さらにその情報に基づいて顧客毎に情報Webページを自動生成。このページの内容はメールのやりとりが行われる都度、自動アップデートされます。

例えば、次のような情報がメールから自動集約されます。

  • 顧客の会社名などの基本情報
  • メールの内容(抜粋、時系列)
  • 添付ファイル(時系列)
  • 自社関係者の名前とメールアドレス
  • 顧客担当者の名前とメールアドレス
  • コミュニケーションの感情を数値化

ポイントは、自身のやりとりしたメールだけではなく、Conductor CRM に接続している全営業担当者のメールがまとめて解析されることです。つまり、あるお客様について、自分以外が過去と現在において、どのように対応しているのかが可視化されます。

AI と言うと、どうしても画像認識や、音声解析、レコメンド、ロボットチャットなどが想起されますが、私たちはそうしたイメージに囚われず、具体的なビジネス課題にフォーカスし、現実的な角度から IT でビジネスを促進する仕組みをつくりたいと考えています。

Conductor CRM の開発は現在順調に進んでおり、2018 年10月にリリース予定です。
もし製品にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ[お問い合わせ]からご連絡ください。

Conductor CRM 紹介ページ
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